张立纲复星集团联席CFO兼财务管理部总经理

本文整理自“IMA管理会计大咖云讲堂”

 

2020年2月27日在线节目

 

为了更好地以客户为中心,服务为导向,财务管理的整体职能应呈现倒三角形结构,分为三层,最下一层为COE领域专家中心,主要负责财务制度顶层设计、预算监督与风险监控等职能;中间一层是业务财务BP,主要负责业务对接、预算支持、团队绩效评价等;最上面一层是财务运营及共享部分,提供可计量的规模化标准化的财务运营支持服务。为了使整个财务管理体系运营更加高效,离不开智能财务中台的支持。
 


 
提及智能中台,让财务运营更加高效离不开信息化、智能化的手段和工具。核心的信息化手段有三种:第一,影像识别,该部分是所有信息化工作的开始,通过影像扫描以及OCR技术,将纸质的原始信息数字化或结构化;第二,AI机器学习,这一过程可以代替部分人工操作,节省人力;第三,RPA技术,这项技术已在财务领域应用广泛,特别是在一些异构系统中的操作实践,可以代替财务人员的很多重复性劳动。


      具体工具包括,影像平台、财务机器人、智能会计引擎、智能单据柜、投资自动化核算模块、智能审单平台、发票税务平台、财务预警平台等,围绕着智能识别、智能审核、智能分析、智能风控来推广和迭代。


      这些工具通过和现实场景的进一步结合,产生一系列的智能化产品。这些产品大体可分为四类。第一,极速报销智能化产品,主要针对一些日常财务报销的痛点,比如信用报销、智能审单、影像平台、发票认证平台,其中一部分可以帮助内部客户与员工改善报销体验,另有一些可以让财务人员在报销过程中更加高效;第二,多网点企业核算智能化产品。很多企业在全国各地都是多网点布局,如果分支机构遇到一些开票问题和档案问题,可以通过一键开票平台、电子发票平台、电子档案平台来解决;第三,财务机器人产品。实际应用包括纳税申报、回单下载、税务数据搬运等;第四,智能硬件产品。比如智能单据柜是模仿社区快递柜工作原理制作的产品,在财务办公室用来存放一些临时的单据,可以高效查找单据,也保证了安全性。同时还有自动扫描机器人和贴票机器人,这些都可以大幅降低财务人员的工作量。


      智能财务在信用报销领域实践中发挥了很大作用。例如差旅费,在填报出差申请时,可以预估差旅报销的大概费用预算,通过部门负责人审批后,只要出差后的实际差旅费用在审批的费用之内,报销款就可以极速到达员工账户。这样对员工来说非常方便,同时财务部门也可以给员工进行信用画像。比如,按照规定,员工需要一个月内将单据交给财务部门,如果他做到了,那么下次还可以享受信用报销。收到单据后,财务部门只需通过智能审单等方式来确保这些单据的正确性,归档即可。配合信用报销可以使用免贴票服务,员工只需把报销票据交给财务人员即可,免去了贴票的烦恼。


      RPA的应用也有很多场景,比如批量银行回单下载、AI跨行智能识别等,财务人员不必到每个银行网站下载银行回单,还可以通过AI技术不断学习整合,去识别不同银行,并且自动挂接回单库,免去了出纳人员将回单与流水一一匹配的工作,大大提高了工作效率。


      智能硬件部分以自动扫描识别贴票机为例,只需要将单据放在指定区域,系统通过影像识别自动拍照、自动拼接、自动识别,自动贴票机器人目前还处于持续研发阶段;智能单据柜通过扫码、取件这些动作,可以将单据与整个共享运营平台连接起来,单据放在哪里是很清晰的,减少了单据遗失的可能性,同时增加了安全性。


      财务智能化的预警看板也是整个财务共享中心的精华部分,可以实现在家办公,也可以实时监控各类财务作业链的操作,比如当日有多少退单事项、待办事项,这些待办事项指定给哪些人,谁没有完成,以及一些风险库的事项的动态更新等。通过红黄绿灯可区分不同等级的预警事项,也可以通过智能看板直接进入,这样就做到信息一目了然,也能及时发现问题。


      以费用报销与支付流程为例再介绍下智慧财务创新的综合实际应用。在该过程中员工报销后续财务处理流程分为两个部分:一是线下实物流,二是线上影像流。将这两个部分智能化可以实现费用报销与支付流程约70%的自动化,省去大量人员成本。线下实物流方面,员工将发票交给财务人员,使用免贴票服务,自动贴票机器人贴票,然后由自动影像机器人进行影像化与拼接,原始单据就可以放入智能单据柜暂存,待整个报销流程结束后,装订机器人进行装订。整个线下实物流都可以实时在智能看板中监控。线上影像流方面,首先通过电子影像系统生成影像件,放入影像发票池,随后进行自动验真、验重,接下来自动审单,再通过专票自动批量认证,接着银企直联批量支付,回单可以通过回单下载机器人自动下载、入库,会计凭证也可以通过会计引擎自动生成,整个环节效率大幅提高,用户满意度也会提高。


      企业智能财务创新要提前布局智能化,这样可以为全作业链赋能,支持财务的可持续发展。智能化的关键字包括,流程数据化、计费透明化、风险预警智能化、绩效可量化、操作无纸化和操作平台化,通过这些可以让财务工作更加高效。